Pour organiser un événement pour une association, vous avez besoin de mettre les petits plats dans les grands. Cela signifie que vous prendrez en compte tous les détails utiles à la réussite de l’événement. Nous vous proposons ici des étapes à suivre pour que rien ne vous échappe.
Définir l’objectif à atteindre
Une association n’exerce pas d’activité lucrative, elle a quand même besoin de ressources pour exister et fonctionner. La levée de fonds peut donc être un objectif valable parmi tant d’autres. Il peut aussi s’agir d’une communication autour de l’association afin de la faire connaître du public.
Dans la définition de l’objectif à atteindre, vous pouvez vous retrouver face à plusieurs objectifs importants. Il vous revient alors d’établir des priorités pour ne pas aller dans tous les sens. C’est ainsi l’objectif global de l’évènement qui permettra de donner une orientation.
Définir le cadre de l’évènement
Cette étape a deux corollaires : fixer la date et choisir l’endroit devant abriter l’évènement. Une fois que la date a été choisie, le compte à rebours est lancé pour la tenue de l’évènement. Vous avez la pression de tout mettre en œuvre pour que vos partenaires aient de bonnes raisons de vous accompagner.
En ce qui concerne le choix du lieu de l’évènement, il dépend de plusieurs autres facteurs dont :
- Le nombre de personnes attendues ;
- La nature de l’évènement (dîner de gala, remise de décorations, téléthon…) ;
- La disponibilité du lieu.
Selon ces éléments vous aurez d’une salle grande ou petite, d’un espace en plein air ou de meubles pour vos invités si vous aviez prévu d’offrir un dîner par exemple.
Définir le budget de l’organisation
La réussite d’un évènement, quel qu’il soit, nécessite des ressources. Le financement de l’évènement dépendra ainsi de la disponibilité de ces ressources. Il vous faudra donc réaliser un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses capitales.
Il vous sera facile de faire le budget prévisionnel dès lors que l’étape de la définition de l’objectif a été bien faite. En effet, le budget n’est rien d’autre la partie chiffrée des besoins décliner en termes d’objectif principal et d’objectifs spécifiques.
Constituer un comité d’organisation
Il est utopique de penser pouvoir organiser seul un évènement avec brio. La délégation de tâches et de rôles a tout son sens ici. Cela vous permet d’aller vite et avec beaucoup moins d’énergie.
Le comité d’organisation est une cellule indispensable dans la centralisation des besoins de l’organisation. Il est au début et à la fin de tout le processus. C’est lui qui s’occupe aussi d’un volet important : la planification et la mise en œuvre des activités de l’évènement.
L’organisation d’un évènement d’association ne se fait pas en un jour. C’est le résultat de plusieurs efforts que nous pouvons exprimer en volets. Il s’agit de :
- la communication sur l’évènement ;
- la mise en œuvre de l’évènement ;
- la tenue de l’évènement ;
- la question de l’accueil.
Faire le bilan de l’évènement d’association
L’organisation d’un évènement pour une association ne s’achève pas par la tenue de ce dernier. Après l’évènement même, il est indispensable de tirer des leçons utiles pour l’avenir. Posez-vous les bonnes questions : Qu’avons-nous réussi à faire? Quelles sont les retombées ? Quels ont étaient les facteurs d’échec ? Comment y remédier ?
