La dématérialisation des documents consiste à se débarrasser des documents papier pour des documents numériques. Elle implique plusieurs étapes que sont : l’identification des documents, la numérisation des documents et la gestion numérique des documents. À chaque étape, vos informations peuvent être vulnérables. Vous devez donc dématérialiser vos documents en toute sécurité. Voici comment vous y prendre.
S’engager auprès d’un professionnel
La dématérialisation des documents et la mutation vers le numérique apportent une réelle valeur ajoutée aux entreprises. Ceci dit, le fait de dématérialiser les documents n’est pas sans conséquence. Cela peut entraîner certains risques de sécurité. Vous vous retrouvez confronté à des pertes de données ou avec un système numérique peu sécurisé.
Pour dématérialiser vos documents, la meilleure solution est de contacter un expert en cliquant ici. La protection des documents devrait être un enjeu de taille pour les entreprises. Des documents non protégés exposent votre entreprise à des risques d’insécurité numérique.
C’est la raison pour laquelle, le moyen le plus sûr et sécurisé de dématérialiser ses documents est de s’en remettre à un professionnel. Un prestataire efficace pourrait vous garantir la protection de l’ensemble de vos documents. Cependant, avant de lui confier votre tâche, discutez-en longuement avec lui.
Utiliser un coffre-fort numérique
Après avoir dématérialisé votre document, pensez à employer des moyens sûrs pour plus de protection. Si des documents importants (contrats, factures, données de santé, bulletins de paie) ont été dématérialisés, un coffre-fort numérique saurait assurer leur protection. Vous devriez en parler avec votre prestataire pour qu’il vous en installe un.
Le coffre-fort numérique est un service de stockage et d’archivage de données sensibles sur une durée déterminée. Cette durée, c’est vous-même qui en décidez. Le coffre-fort protège les documents de l’entreprise grâce à son système d’accès sécurisé. En effet, n’importe qui ne peut pas y accéder sans disposer d’un code. En plus, nulle ne peut modifier, ajouter ou supprimer quelque chose sans que son statut lui en donne le droit.
Avec un coffre-fort électronique, vous pouvez stocker tous vos documents administratifs. Vous avez la possibilité de donner accès à vos salariés et aussi d’éditer des duplicatas.
Respecter les étapes de la dématérialisation des documents
Lorsque les étapes de la dématérialisation des documents sont biaisées, vous êtes face à un sérieux problème d’insécurité des données. C’est ce qui arrive quand le travail n’est pas confié à des professionnels. Néanmoins, si vous êtes capable d’effectuer la dématérialisation vous-même, faites-le. Pour les étapes à suivre, commencez par identifier les documents à dématérialiser et le périmètre du projet.
Ensuite, transformez les documents existants en documents numériques. Utilisez un scan pour obtenir les versions électroniques de vos documents. Vous pouvez recourir à des logiciels pour avoir la tâche facile.
Pour boucler le processus, installez un système de gestion électronique des documents. Cette dernière étape permet de dématérialiser tous les processus de l’entreprise. De cette façon, tous les documents seront désormais générés au format numérique.
La dématérialisation des documents lorsqu’elle n’est pas bien faite peut rendre votre entreprise vulnérable. Vous devez donc vous en remettre à un expert, utiliser un coffre-fort numérique et surtout respecter les étapes.
